Je hoeft niet alle medewerkers te interviewen over hun functie. Dit hangt af van je situatie, organisatiegrootte en beschikbare tijd. Individuele interviews zijn vooral nodig bij nieuwe functiewaarderingssystemen, grote organisatieveranderingen of onduidelijke functies. Voor veel situaties bestaan praktische alternatieven, zoals groepsinterviews, vragenlijsten of documentanalyse, die tijd en middelen besparen.
Wat is functiewaardering in het onderwijs en waarom is het belangrijk?
Functiewaardering in het onderwijs is een systematische methode om functies binnen onderwijsinstellingen naar zwaarte in te delen op basis van afgesproken criteria. Het primaire doel is het vaststellen van rechtvaardige beloningsverhoudingen volgens het principe “gelijk(waardig) werk, gelijk loon”, maar het instrument is breder inzetbaar voor HR-beleid en organisatieontwerp.
Binnen de Nederlandse onderwijssector wordt FUWASYS functiewaardering gebruikt, dat functies waardeert aan de hand van veertien kenmerken met scores van 1 tot en met 5. Het puntentotaal bepaalt rechtstreeks de salarisschaal. Dit systeem is via CAO-afspraken verplicht en zorgt voor transparantie en rechtvaardigheid in salarisstructuren door middel van geobjectiveerde subjectiviteit.
Functiewaardering in het onderwijs helpt je om:
- eerlijke beloningsverhoudingen vast te stellen tussen verschillende functies
- duidelijke loopbaanpaden te ontwikkelen voor medewerkers
- objectieve criteria te hanteren bij werving en selectie
- een solide basis te leggen voor prestatiebeloning en beoordeling
Het instrument ondersteunt ook werving en selectie door duidelijke functie-eisen en competentieprofielen. Voor loopbaanbeleid biedt het inzicht in doorgroeimogelijkheden binnen je organisatie.
Wanneer moet je wél meerdere medewerkers interviewen over hun functie?
Individuele medewerkers interviewen functie is noodzakelijk in specifieke situaties waarin je gedetailleerde en nauwkeurige informatie nodig hebt. Dit geldt vooral bij ingrijpende veranderingen of onduidelijkheden over de functie-inhoud.
Je moet alle medewerkers individueel interviewen wanneer:
- je een nieuw functiewaarderingssysteem invoert en geen betrouwbare functieomschrijvingen hebt
- er grote organisatieveranderingen plaatsvinden die de functie-inhoud beïnvloeden
- bestaande functieomschrijvingen verouderd of onduidelijk zijn
- er discussie bestaat over de werkelijke inhoud van functies
- je complexe of unieke functies hebt die moeilijk te categoriseren zijn
Een functie-interview duurt meestal 1 tot 1,5 uur. Je stelt de medewerker op zijn gemak door de procedure en je eigen rol uit te leggen. Belangrijke vragen zijn: “Kunt u de drie tot vijf hoofdtaken van uw functie benoemen?”, “Waarover mag u zelfstandig beslissingen nemen?” en “Binnen welke kaders voert u uw werkzaamheden uit?”
Maak onderscheid tussen werkelijk opgedragen werkzaamheden en taken uit eigen initiatief. Alleen opgedragen werkzaamheden die kenmerkend, substantieel en structureel zijn, worden opgenomen in de functieomschrijving in het onderwijs.
Welke alternatieven zijn er voor individuele medewerkerinterviews?
Er bestaan verschillende praktische alternatieven voor individuele interviews die tijd en middelen besparen. Deze methoden zijn vooral geschikt wanneer je al redelijk actuele informatie hebt over de functie-inhoud.
Groepsinterviews zijn effectief wanneer meerdere medewerkers vergelijkbare functies hebben. Je organiseert een sessie met een afvaardiging van functievervullers, wat tijd bespaart en verschillende perspectieven oplevert.
Andere alternatieven zijn:
- Vragenlijsten: gestructureerde formulieren die medewerkers zelf invullen over hun taken en verantwoordelijkheden
- Documentanalyse: gebruik van bestaande functieomschrijvingen, procesbeschrijvingen en organisatiedocumenten
- Leidinggevendegesprekken: interviews met managers die goed zicht hebben op de functie-inhoud van hun team
- Observatiemethoden: werkplekobservatie voor functies met duidelijk waarneembare taken
Voor directies en bestuurders zijn specifieke documenten, zoals statuten en managementreglementen, nuttig omdat zij inzicht geven in formele bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Door gebruik te maken van meerdere informatiebronnen ontstaat een completer beeld van de functie-inhoud.
Hoe maak je de juiste keuze tussen wel of niet interviewen?
De keuze hangt af van verschillende praktische criteria die je systematisch kunt afwegen. Beoordeel je situatie aan de hand van organisatiegrootte, beschikbare tijd, complexiteit van functies en budget.
Gebruik dit beslissingskader:
Kies voor individuele interviews wanneer:
- je organisatie minder dan vijftig medewerkers heeft (haalbaar qua tijd)
- de functie-inhoud onduidelijk is of sterk is veranderd
- je voldoende budget en tijd hebt (rekening houdend met 1 tot 1,5 uur per interview)
- functies complex of uniek zijn
- nauwkeurigheid belangrijker is dan snelheid
Kies voor alternatieven wanneer:
- je organisatie meer dan honderd medewerkers heeft
- je beperkte tijd of budget hebt
- bestaande functieomschrijvingen redelijk actueel zijn
- veel vergelijkbare functies voorkomen
- je snel resultaat nodig hebt
Het functiewaarderingsproces omvat vijf stappen: 1) voorlichting en draagvlak, 2) functie-inventarisatie, 3) functies beschrijven, 4) functieanalyse en -waardering, en 5) bezwarenprocedure. In de inventarisatiefase breng je in kaart welke functies ongewijzigd blijven, opnieuw beschreven moeten worden of vervallen. Voor het primair onderwijs en voortgezet onderwijs is SPO-certificering verplicht voor het uitvoeren van functiewaardering, vanwege de specifieke expertise die vereist is.
Denk ook aan de implementatiefase: medewerkers ervaren dan concrete gevolgen voor hun functie, salaris en loopbaan. Deze fase vereist grote zorgvuldigheid en goede communicatie.
Bij Sterk-onderwijs helpen wij onderwijsinstellingen bij het maken van de juiste keuzes in functiewaardering. Wij ontwikkelen op maat gemaakte plannings- en controlesystemen die aansluiten bij jullie specifieke behoeften en zorgen voor een soepele implementatie van het gekozen proces.