Frauderisicofactoren zijn omstandigheden die fraude kunnen bevorderen of mogelijk maken. Daarbij spelen drie elementen een rol: druk of prikkel, gelegenheid en rationalisatie. Samen worden deze elementen aangeduid als de fraudedriehoek.
Druk of een prikkel kan bijvoorbeeld ontstaan door financiële problemen, prestatiedruk of persoonlijke omstandigheden. Gelegenheid ontstaat wanneer iemand beschikt over toegang of bevoegdheden waarmee bestaande controles kunnen worden omzeild of waar de bestaande controles onvoldoende effectief zijn. Rationalisatie is de manier waarop iemand het frauduleuze gedrag voor zichzelf rechtvaardigt, bijvoorbeeld met de gedachte dat het “maar tijdelijk” is of dat de organisatie het zich toch kan veroorloven.
De aanwezigheid van dergelijke factoren betekent niet dat er daadwerkelijk fraude plaatsvindt. Ze kunnen wel aanleiding zijn om een frauderisico nader te beoordelen en te bepalen of aanvullende beheersmaatregelen nodig zijn.
Binnen onderwijsorganisaties kunnen verschillende geldstromen, verdeelde verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de schaal van de organisatie de beheersing complex maken. Door frauderisicofactoren tijdig te herkennen en passende beheersmaatregelen te treffen, kunnen organisaties frauderisico’s beperken en bijdragen aan de integriteit van financiële processen en de rechtmatige besteding van publieke middelen.
Welke specifieke frauderisico’s komen het meest voor in onderwijsinstellingen?
Voorbeelden van frauderisico’s binnen onderwijsorganisaties zijn opgehoogde declaraties, manipulatie van inkoop- of betaalprocessen, betalingen aan fictieve leveranciers, frauduleus gewijzigde bankrekeningen en onjuiste personeels- of salarisgegevens. Ook het verschuiven of onjuist rubriceren van kosten en baten, ongeautoriseerde memoriaalboekingen, het omzeilen van autorisaties en het bewust onjuist besteden of verantwoorden van subsidie- en projectmiddelen kunnen frauderisico’s vormen.
Een afwijking is niet automatisch fraude. Ook fouten, onduidelijke afspraken of tekortkomingen in processen kunnen leiden tot onrechtmatige bestedingen of een onjuiste verantwoording. Of er daadwerkelijk sprake is van fraude, hangt af van de omstandigheden, waaronder de vraag of iemand bewust misleidt om voor zichzelf of een ander een voordeel te behalen waarop geen recht bestaat.
Hoe herken je frauderisicofactoren voordat er daadwerkelijk fraude plaatsvindt?
Frauderisicofactoren stel je niet vast op basis van één opvallend kenmerk of een vermoeden over een persoon. Kijk naar concrete en verifieerbare signalen in processen en transacties, zoals ongebruikelijke correcties, ontbrekende onderbouwing, afwijkingen van autorisatieprocedures of terugkerende uitzonderingen. Voorbeelden zijn opvallende handmatige boekingen of correcties rond rapportage- en afsluitmomenten, betalingen na een wijziging van bankgegevens, opdrachten zonder duidelijke onderbouwing en verschillen tussen toegekende middelen, bestedingen en verantwoording.
Een signaal bewijst op zichzelf geen fraude, maar kan wel aanleiding zijn voor nader onderzoek of aanvullende beheersmaatregelen. Ook de inrichting van de organisatie kan kwetsbaarheden veroorzaken. Zo kan in een kleine staforganisatie de functiescheiding beperkt zijn, kunnen mandaten tussen scholen verschillen of kan één persoon zowel een transactie initiëren als controleren. Ook het omzeilen van reguliere controles door een leidinggevende verdient bijzondere aandacht.
Een frauderisicoanalyse brengt deze kwetsbaarheden systematisch in beeld. Daarbij wordt een concreet fraudescenario beschreven: wie zou binnen het proces welke handeling kunnen uitvoeren, welk mogelijk voordeel kan daarmee worden behaald en op welke wijze zou de handeling kunnen worden verhuld? Vervolgens worden de kans en mogelijke gevolgen van het scenario beoordeeld zonder rekening te houden met bestaande beheersmaatregelen.
Daarna wordt vastgesteld welke beheersmaatregelen aanwezig zijn, of deze daadwerkelijk worden uitgevoerd en of de werking ervan met voldoende bewijs kan worden onderbouwd. Op basis daarvan wordt beoordeeld welk restrisico overblijft en of aanvullende maatregelen nodig zijn.
Wat zijn de belangrijkste interne controlemechanismen tegen fraude in het onderwijs?
Belangrijke beheersmaatregelen zijn functiescheiding, duidelijke bevoegdheden en autorisaties, onafhankelijke controles, periodieke aansluitingen en goede vastlegging. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van het fraudescenario en de inrichting van de organisatie. Een risicomanagementkader helpt om risico’s, beheersmaatregelen en restrisico’s systematisch en in samenhang te beoordelen. Een algemene controlelijst is daarvoor niet voldoende.
Functiescheiding betekent dat verschillende personen betrokken zijn bij het initiëren, goedkeuren, registreren en controleren van transacties. Autorisatieprocedures leggen vast wie welke uitgaven mag goedkeuren en binnen welke grenzen. Periodieke controles kunnen bestaan uit aansluitingen van bankafschriften, steekproeven op declaraties en controles op leveranciersgegevens. Goede vastlegging maakt inzichtelijk welke uitgaven zijn goedgekeurd, welke controles zijn uitgevoerd en hoe is vastgesteld dat goederen of diensten daadwerkelijk zijn geleverd. De onderbouwing moet passen bij de aard, omvang en risico’s van de uitgave en praktisch uitvoerbaar zijn.
In kleinere organisaties is volledige functiescheiding niet altijd haalbaar. Dan kunnen aanvullende, compenserende controles nodig zijn, zoals een onafhankelijke review van uitzonderingen of een achterafcontrole door een andere functionaris. Beoordeel per maatregel of deze past bij het betreffende risico, in de praktijk wordt uitgevoerd en aantoonbaar effectief is. Een maatregel die alleen op papier bestaat of waarvan de uitvoering en werking niet kunnen worden aangetoond, biedt onvoldoende basis om het restrisico lager in te schatten.
Welke rol speelt cultuur en leiderschap bij fraudepreventie in onderwijsorganisaties?
Organisatiecultuur en leiderschapsstijl zijn bepalend voor de effectiviteit van fraudepreventie. Een cultuur van transparantie, ethische waarden en open communicatie draagt bij aan een omgeving waarin frauderisico’s worden beperkt en signalen van mogelijke fraude worden herkend en gemeld.
De leiderschapsstijl bepaalt in belangrijke mate de toon binnen de organisatie. Dat gebeurt niet alleen door formeel beleid, maar vooral door het eigen gedrag en de prioriteiten die bestuur en leidinggevenden stellen. Wanneer leidinggevenden zelf procedures omzeilen of onduidelijk communiceren over financiële verantwoordelijkheden, kan dit de gelegenheid tot fraude vergroten en de effectiviteit van beheersmaatregelen ondermijnen.
Transparantie in financiële processen en besluitvorming helpt bij het voorkomen van fraude. Dit betekent onder meer dat medewerkers begrijpen waarom bepaalde controles bestaan en welke uitgangspunten gelden voor een rechtmatige en doelmatige besteding van financiële middelen. Regelmatige communicatie over financiële resultaten, verantwoordelijkheden en procedures vergroot het bewustzijn.
Een open communicatiecultuur zorgt ervoor dat medewerkers zich voldoende veilig voelen om onregelmatigheden en vermoedens van fraude te melden. Zorg daarom voor duidelijke procedures voor het melden van vermoedens van fraude en voor een veilige behandeling van meldingen, waarbij medewerkers worden beschermd tegen benadeling.
Ethische waarden moeten concreet worden gemaakt in bijvoorbeeld gedragscodes, dilemma- en integriteitstrainingen en het dagelijks handelen. Onderwijsorganisaties hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid voor de rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen. Dat legt extra nadruk op het integer handelen en zorgvuldig omgaan met bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
De Governancecode Funderend Onderwijs benadrukt het belang van integer handelen en een goede interne beheersing. Dat vraagt van bestuur en intern toezicht blijvende aandacht voor risico’s, verantwoordelijkheden en de werking van beheersmaatregelen.
Ook de dagelijkse omgang met regels en uitzonderingen verdient aandacht. Wanneer afwijkingen structureel worden goedgepraat of controles als formaliteit worden gezien, kan dit de gelegenheid tot fraude vergroten en rationalisatie versterken. Beoordeel daarom ook hoe uitzonderingen worden goedgekeurd en vastgelegd en of medewerkers elkaar daarop kunnen aanspreken.
Een frauderisicoanalyse is geen eenmalige exercitie en moet periodiek en bij belangrijke veranderingen worden geactualiseerd. Bespreek hoge restrisico’s, risicoacceptatie en verbeteracties binnen de reguliere planning- en controlcyclus.
Een goede frauderisicoanalyse maakt risico’s, beheersmaatregelen en restrisico’s inzichtelijk en helpt onderwijsorganisaties gericht te bepalen waar aanvullende maatregelen of aandacht nodig zijn.
Hoe Sterk-onderwijs helpt bij frauderisicobeheer
Sterk-onderwijs ondersteunt onderwijsorganisaties bij het opzetten en versterken van een doeltreffende aanpak van frauderisicobeheer. Dat doen wij praktisch en toegesneden op de specifieke kenmerken van uw organisatie. Onze ondersteuning omvat onder meer:
- Het uitvoeren van een gestructureerde frauderisicoanalyse, waarbij concrete fraudescenario’s worden beschreven en beoordeeld op kans en impact.
- Het in kaart brengen van bestaande beheersmaatregelen en het beoordelen of deze in de praktijk aantoonbaar werken.
- Het signaleren van kwetsbaarheden in processen, functiescheiding en autorisatiestructuren, ook in kleinere organisaties waar volledige functiescheiding niet haalbaar is.
- Het adviseren over compenserende maatregelen en het versterken van de interne beheersing, afgestemd op de aard en omvang van uw organisatie.
- Het ondersteunen bij de inbedding van fraudepreventie in de planning- en controlcyclus, zodat risico’s structureel worden bewaakt en besproken.
- Het begeleiden bij het ontwikkelen van een cultuur van integriteit, transparantie en veilig melden, aansluitend op de eisen van de Governancecode Funderend Onderwijs.
Wilt u weten wat Sterk-onderwijs voor uw organisatie kan betekenen op het gebied van frauderisicobeheer? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.