In de jaarrekening verantwoordt het bestuur van een onderwijsorganisatie de financiële positie en de baten en lasten over het afgelopen kalenderjaar. De jaarrekening is onderdeel van het jaarverslag. In het jaarverslag komen de volgende onderdelen samen:
- Het bestuursverslag
- De jaarrekening
- Het verslag van de toezichthouder
- De controleverklaring van de accountant
De financiële jaarverantwoording vindt plaats op het niveau van de rechtspersoon. De scholen of instellingen die onder dezelfde rechtspersoon vallen worden in die jaarrekening meegenomen. Is de organisatie actief in meerdere onderwijssectoren? Dan wordt de financiële informatie in de toelichting uitgesplitst naar sector. Dit heet segmentatie en speelt bijvoorbeeld bij een organisatie die zowel primair als voortgezet onderwijs verzorgt.
Welke onderdelen moet elke schooljaarrekening bevatten?
De jaarrekening geeft inzicht in de financiële positie, het resultaat, de grondslagen en de geldstromen van de onderwijsorganisatie. De onderdelen vullen elkaar aan:
- De balans toont de bezittingen en vorderingen van de organisatie op de balansdatum. Ook de schulden, voorzieningen en het eigen vermogen staan hierin.
- De staat van baten en lasten toont de baten en lasten die aan het boekjaar worden toegerekend. Daaruit volgt het resultaat.
- Het kasstroomoverzicht laat zien hoe de beschikbare geldmiddelen gedurende het jaar zijn veranderd.
- De toelichting beschrijft onder andere de gehanteerde grondslagen en geeft nadere informatie over de cijfers.
Het bestuursverslag staat naast de jaarrekening. Hierin legt het bestuur uit welke beleidskeuzes zijn gemaakt en welke resultaten zijn bereikt. Ook beschrijft het de inzet van middelen en de ontwikkelingen die voor de toekomst van belang zijn. Daarbij hoort aandacht voor de financiële vooruitzichten en de belangrijkste risico’s in de continuïteitsparagraaf.
In het verslag van de toezichthouder staat hoe het interne toezicht is uitgevoerd en wat dit heeft opgeleverd. De toezichthouder licht ook toe hoe het bestuur is ondersteund of geadviseerd bij beleidsvraagstukken en financiële ontwikkelingen.
Bij de overige gegevens hoort onder meer de controleverklaring van de accountant. Deze geeft een onafhankelijk oordeel over de jaarrekening. De accountantscontrole omvat daarnaast de toetsing van de financiële rechtmatigheid. Hiervoor wordt het Onderwijsaccountantsprotocol OCW gebruikt.
De eisen aan de verslaggeving zijn vastgelegd in de Regeling jaarverslaggeving onderwijs en de toepasselijke Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving. Voor onderwijsinstellingen geldt daarbij onder meer RJ 660.
Wat moet er precies in de balans van een school staan?
De balans laat zien welke bezittingen, welk eigen vermogen en welke verplichtingen het schoolbestuur op de balansdatum heeft. In het onderwijs is dat 31 december. Aan de activazijde staan de bezittingen. Deze zijn gerangschikt van minder naar meer liquide: materiële vaste activa zijn niet direct beschikbaar als geld, terwijl liquide middelen dat wel zijn. Aan de passivazijde staan het eigen vermogen, de voorzieningen en de schulden. De indeling van de balans volgt het model uit RJ 660 ‘Onderwijsinstellingen’. Dit is voorgeschreven in de Regeling jaarverslaggeving onderwijs.
Bij de vaste activa gaat het bijvoorbeeld om gebouwen, inventaris, ICT-middelen en andere investeringen die meerdere jaren worden gebruikt. De waarde moet daarbij boven de door het bestuur vastgestelde activeringsgrens liggen. Welke posten worden opgenomen hangt af van de situatie van de organisatie. Niet ieder schoolgebouw staat bijvoorbeeld op de balans van het schoolbestuur. Alleen gebouwen waarvan het bestuur economisch eigenaar is worden op de balans opgenomen.
De vlottende activa omvatten onder meer vorderingen, nog te ontvangen bedragen en liquide middelen.
Bij het eigen vermogen is het onderscheid tussen publiek en privaat vermogen van belang. Daarnaast kunnen er algemene reserves, bestemmingsreserves en bestemmingsfondsen zijn. Deze indelingen beantwoorden verschillende vragen: waar komen de middelen vandaan en welke bestemming of beperking geldt ervoor? De private herkomst van vermogen moet aantoonbaar zijn.
Een bestemmingsreserve is een bedrag waaraan het bestuur zelf een specifiek doel heeft gegeven. Dat is niet hetzelfde als een verplichting aan een derde. Het bestuur kan de bestemming in beginsel aanpassen. Een bestemmingsreserve moet daarom niet worden verward met een voorziening of een nog af te rekenen subsidie. Bij een bestemmingsfonds is de bestedingsbeperking niet door het bestuur zelf aangebracht, maar door een derde.
Bij voorzieningen en schulden gaat het bijvoorbeeld om personele verplichtingen, schulden aan leveranciers en vooruitontvangen bedragen die nog moeten worden besteed.
Hoe ziet een resultatenrekening voor scholen eruit?
De resultatenrekening wordt in de onderwijsverslaggeving aangeduid als de staat van baten en lasten. Dit overzicht wordt ook wel de exploitatie genoemd. Het laat zien welke baten en lasten aan het boekjaar zijn toegerekend en welk resultaat daaruit volgt. De voorgeschreven indeling ondersteunt de vergelijkbaarheid tussen onderwijsorganisaties.
De baten bestaan onder meer uit rijksbijdragen, overige overheidsbijdragen en subsidies en overige baten. In het primair en voortgezet onderwijs vormen rijksbijdragen doorgaans het grootste deel van de baten. Deze middelen worden onder meer ingezet voor personeel en materiële uitgaven. De hoogte van de bekostiging hangt onder meer af van leerlingenaantallen en de toepasselijke bekostigingsregels. Afhankelijk van de organisatie kunnen ook ouderbijdragen, verhuuropbrengsten of andere inkomsten een rol spelen.
De lasten worden onderverdeeld in personeelslasten, afschrijvingen, huisvestingslasten en overige lasten. Personeelslasten vormen doorgaans een groot deel van de totale lasten. De salarislasten maken hiervan deel uit. De verhouding tussen de verschillende kostensoorten verschilt per organisatie.
Huisvestingslasten omvatten bijvoorbeeld huur, energie, schoonmaak en regulier onderhoud. Groot onderhoud wordt gepland in het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Voor de financiële verwerking kiest het bestuur tussen twee toegestane methoden: activeren en afschrijven of het opbouwen van een onderhoudsvoorziening. Bij beide methoden wordt rekening gehouden met de afzonderlijke onderhoudscomponenten. Bij activering komen de afschrijvingen in de lasten terecht. Bij een voorziening zijn dat de jaarlijkse dotaties.
Onder overige lasten vallen bijvoorbeeld leermiddelen, licenties, administratie en contributies.
De staat van baten en lasten is niet hetzelfde als een overzicht van alle ontvangsten en uitgaven. Een investering die meerdere jaren wordt gebruikt wordt doorgaans via afschrijvingen in de lasten verwerkt. Het kasstroomoverzicht laat juist de ontwikkeling van de geldmiddelen zien. Beide overzichten zijn daarom nodig om de financiële ontwikkeling goed te begrijpen. In samenhang met de balans geven ze ook inzicht in financiële kengetallen zoals liquiditeit, solvabiliteit en netto werkkapitaal.
Welke informatie hoort in de toelichting bij de jaarrekening?
De grondslagen en de toelichting op de jaarrekening geven de informatie die nodig is om de balans, de staat van baten en lasten en het kasstroomoverzicht te begrijpen. Het gaat daarbij niet alleen om uitleg van bedragen. Ook de keuzes en uitgangspunten achter de verwerking ervan worden toegelicht.
De grondslagen beschrijven bijvoorbeeld hoe bezittingen worden gewaardeerd, afschrijvingen worden berekend en voorzieningen worden gevormd. Bij belangrijke posten geeft de toelichting nadere specificaties en uitleg over veranderingen gedurende het jaar.
Daaronder vallen de samenstelling van het publieke en private eigen vermogen, mutaties in reserves en voorzieningen en de aard van relevante vorderingen en schulden. Ook relevante verplichtingen die niet op de balans staan worden toegelicht. Denk aan meerjarige huur- en leaseverplichtingen en aangegane investeringsverplichtingen. De toelichting beschrijft de aard, omvang en looptijd van deze verplichtingen.
Daarnaast bevat de jaarrekening voorgeschreven verantwoordingsinformatie. Hieronder vallen gegevens over de bezoldiging volgens de Wet normering topinkomens (WNT). Voor subsidies waarvoor dit is voorgeschreven wordt de verantwoording opgenomen volgens model G. Niet iedere subsidie kent dezelfde voorwaarden. Het is daarom belangrijk om per regeling vast te stellen welke informatie nodig is.
Ook relevante gebeurtenissen na balansdatum vragen aandacht. Afhankelijk van de aard van de gebeurtenis moeten de cijfers worden aangepast of moet de gebeurtenis in de toelichting worden vermeld. De algemene beschrijving van toekomstige ontwikkelingen en organisatierisico’s hoort vooral thuis in het bestuursverslag.
Wat zijn de eisen voor het bestuursverslag van een school?
Het bestuursverslag verbindt het gevoerde beleid met de resultaten en de financiële ontwikkeling van de organisatie. Het maakt duidelijk welke doelen het bestuur nastreeft, welke keuzes zijn gemaakt en hoe de beschikbare middelen daaraan bijdragen.
Daarbij gaat het om ontwikkelingen en resultaten op het gebied van onderwijs, personeel en bedrijfsvoering. Het bestuur licht toe in hoeverre de doelen zijn bereikt, wat eventuele afwijkingen verklaart en welke bijsturing nodig is.
De financiële beschrijving geeft het verhaal achter de cijfers. Het bestuur licht toe hoe de resultaten zich verhouden tot de begroting en waardoor belangrijke afwijkingen zijn ontstaan. Ook beschrijft het wat deze afwijkingen betekenen voor de komende jaren.
Daarnaast onderbouwt het bestuur de omvang van de reserves en legt het uit hoe deze aansluiten op de risico’s en plannen van de organisatie. De Inspectie van het Onderwijs hanteert binnen haar toezichtskader een signaleringswaarde voor mogelijk bovenmatig publiek eigen vermogen. Bij overschrijding is een toelichting in het bestuursverslag vereist. Een overschrijding betekent niet automatisch dat het vermogen bovenmatig is. Het bestuur moet onderbouwen waarom het dit vermogen aanhoudt. Als een risicobuffer is vastgesteld, legt het bestuur ook uit hoe het aangehouden vermogen daarop aansluit.
Een belangrijk onderdeel is de continuïteitsparagraaf. Hierin kijkt het bestuur vooruit aan de hand van onder meer leerlingprognoses, personele bezetting, de meerjarenbegroting en relevante risico’s. Ook de inrichting en werking van het interne risicobeheersingssysteem krijgen aandacht. Het bestuur beschrijft daarbij welke maatregelen worden genomen om risico’s te beheersen.
De kracht van een goed bestuursverslag zit in de samenhang: onderwijsambities, personeelsinzet, financiële mogelijkheden en risico’s moeten op elkaar aansluiten. Zo wordt het verslag meer dan een verzameling losse hoofdstukken.
Bij Sterk-onderwijs ondersteunen we schoolbesturen bij het opstellen van een heldere en samenhangende jaarverslaggeving. We verbinden financiële informatie met beleidskeuzes en toekomstverwachtingen. Daarbij werken we samen met de interne financiële afdeling of het administratiekantoor. We maken duidelijke afspraken over de taakverdeling en bewaken de planning. Ook controleren we de volledigheid en onderlinge aansluiting van de stukken. Daarnaast ondersteunen we bij de aanlevering aan DUO vóór 1 juli. Dit omvat ook de digitale jaarcijfers via het XBRL Onderwijsportaal.
Wil je weten hoe we jullie schoolbestuur hierbij kunnen ondersteunen, dan kun je contact met ons opnemen voor meer informatie over onze dienstverlening.