Contacten beschrijven in een functiebeschrijving betekent dat je alle relevante werkrelaties vastlegt die nodig zijn voor het uitvoeren van de functie. Dit omvat zowel interne contacten binnen je organisatie als externe contacten met partijen daarbuiten. Een goede beschrijving van contacten helpt bij functiewaardering in het onderwijs en geeft duidelijkheid over de communicatieve aspecten van de functie. Je beschrijft per contact het doel, de frequentie en het niveau van interactie.
Wat zijn contacten in een functiebeschrijving en waarom zijn ze belangrijk?
Contacten in een functiebeschrijving zijn alle werkgerelateerde relaties die iemand heeft bij het uitvoeren van zijn functie. Deze contacten vallen uiteen in interne contacten binnen je onderwijsorganisatie en externe contacten met partijen daarbuiten. Je kunt ze ook onderscheiden in formele contacten (officiële overleggen, vergaderingen) en informele contacten (dagelijkse werkafstemming, korte consulten).
Het beschrijven van contacten is om verschillende redenen belangrijk. Ten eerste speelt het een rol bij functiewaardering in het onderwijs volgens FUWASYS, omdat de complexiteit en het niveau van contacten invloed hebben op de zwaarte van een functie. Functies met veel strategische externe contacten worden anders gewaardeerd dan functies met voornamelijk operationele interne contacten.
Daarnaast geven contacten inzicht in de positie van een functie binnen de organisatiestructuur. Ze laten zien hoe iemand samenwerkt, aan wie verantwoording wordt afgelegd en welke stakeholders belangrijk zijn. Dit helpt bij het begrijpen van de functie-inhoud en de vereiste communicatieve vaardigheden.
Voor het opstellen van een evenwichtige functiebeschrijving is het belangrijk dat de beschreven contacten aansluiten bij de taken en verantwoordelijkheden. Alle elementen waarover contacten worden gelegd, moeten terug te vinden zijn in de werkzaamheden of resultaatgebieden van de functie.
Hoe beschrijf je interne contacten effectief in een functiebeschrijving?
Interne contacten beschrijf je door te starten met de hiërarchische verhoudingen: aan wie legt de functievervuller verantwoording af en wie valt er onder deze functie? Vermeld vervolgens de belangrijkste teamsamenwerkingen en interdisciplinaire contacten binnen je onderwijsorganisatie.
Begin met de direct leidinggevende en eventuele ondergeschikten. Beschrijf daarna contacten met collega’s binnen hetzelfde team of dezelfde afdeling. Denk aan docenten die samenwerken in een sectie, of ondersteunend personeel dat regelmatig met elkaar overlegt.
Voor interdisciplinaire contacten beschrijf je de samenwerking tussen verschillende afdelingen. Bijvoorbeeld: een teamleider heeft regelmatig contact met de financiële administratie over budgetten, met de ICT-afdeling over technische ondersteuning en met het management over beleidszaken.
Geef per intern contact aan wat het doel is van de samenwerking. Gaat het om informatie-uitwisseling, besluitvorming, coördinatie of ondersteuning? Een conrector heeft bijvoorbeeld strategische contacten met het college van bestuur over beleidsontwikkeling, maar operationele contacten met afdelingshoofden over de dagelijkse gang van zaken.
Vermeld ook de vorm van contact: vindt het plaats in structureel overleg, projectgroepen, werkgroepen of ad-hocconsulten? Dit geeft inzicht in de formaliteit en regelmaat van de samenwerking.
Welke externe contacten moet je opnemen in een functiebeschrijving in het onderwijs?
Voor onderwijsfuncties zijn de belangrijkste externe contacten ouders en verzorgers, leerlingen, de onderwijsinspectie, gemeenten en andere overheidsinstanties. Daarnaast heb je contacten met leveranciers, andere onderwijsinstellingen en maatschappelijke organisaties die relevant zijn voor je functie.
Contacten met ouders en verzorgers zijn relevant voor docenten, mentoren, teamleiders en directieleden. Beschrijf of het gaat om individuele gesprekken, ouderavonden of formeel overleg in medezeggenschapsorganen. Voor leerlingen geldt hetzelfde: sommige functies hebben direct contact in de klas, andere meer op strategisch niveau via leerlingenraden.
De onderwijsinspectie is vooral relevant voor leidinggevende functies. Vermeld contacten tijdens inspectiebezoeken, het aanleveren van gegevens of deelname aan onderzoeken. Ook contacten met de gemeente over huisvesting, vervoer of lokaal onderwijsbeleid horen bij bepaalde functies.
Leverancierscontacten komen voor bij functies die betrokken zijn bij inkoop, zoals facilitaire medewerkers, ICT-coördinatoren of directieleden. Beschrijf contacten met uitgevers, ICT-leveranciers, cateringbedrijven of onderhoudspartijen.
Samenwerking met andere onderwijsinstellingen is relevant voor functies die betrokken zijn bij netwerken, samenwerkingsverbanden of overgangsprocessen. Denk aan contacten tussen basis- en voortgezet onderwijs, of samenwerking in onderwijskoepels.
Maatschappelijke organisaties zoals zorginstanties, culturele instellingen of bedrijven zijn relevant voor functies die betrokken zijn bij stages, excursies of maatschappelijke projecten.
Hoe bepaal je het niveau en de frequentie van contacten in je functiebeschrijving?
Het niveau van contacten classificeer je in strategisch, tactisch en operationeel. Strategische contacten gaan over beleid en langetermijnbeslissingen, tactische over de uitvoering van plannen en operationele over dagelijkse werkzaamheden. De frequentie geef je aan als structureel, regelmatig, incidenteel of naar behoefte.
Strategische contacten vind je vooral bij directieleden en bestuurders. Zij hebben contact met de inspectie over onderwijskwaliteit, met gemeenten over strategisch beleid of met andere schoolbesturen over samenwerking. Deze contacten zijn vaak minder frequent, maar wel zwaarwegend.
Tactische contacten komen voor bij teamleiders, coördinatoren en afdelingshoofden. Zij vertalen strategische plannen naar concrete uitvoering en hebben contact met verschillende partijen over projecten, budgetten of organisatorische zaken.
Operationele contacten zijn het meest frequent en komen voor bij alle functieniveaus. Docenten hebben dagelijks operationeel contact met leerlingen en collega’s, ondersteunend personeel met leveranciers en ouders.
Voor functiewaardering in het onderwijs volgens FUWASYS is het niveau van contacten belangrijker dan de frequentie. Een directeur die maandelijks strategisch overleg heeft met het college van bestuur, heeft zwaarder wegende contacten dan een docent die dagelijks operationeel contact heeft met leerlingen.
Beschrijf per contact concreet waar het over gaat. In plaats van “contact met ouders” schrijf je bijvoorbeeld: “individuele gesprekken met ouders over leerlingvoortgang en gedrag, deelname aan ouderavonden voor informatievoorziening”. Dit geeft een duidelijker beeld van de aard en het gewicht van het contact.
De beschrijving van contacten in functiebeschrijvingen vraagt om een systematische aanpak, waarbij je alle relevante werkrelaties in kaart brengt. Voor FUWASYS-functiebeschrijvingen hanteert men de met-over-om structuur bij het beschrijven van contacten: met wie heb je contact, waarover gaat het contact en om welke reden. Door contacten helder te categoriseren naar intern/extern, niveau en frequentie, krijg je een compleet beeld van de communicatieve aspecten van een functie. Dit draagt bij aan een goede functiewaardering in het onderwijs en helpt bij het opstellen van realistische functie-eisen. Bij Sterk-onderwijs ondersteunen we onderwijsorganisaties bij het ontwikkelen van integrale planning- en controlesystemen, waarbij heldere functiebeschrijvingen een belangrijke rol spelen in de organisatiestructuur.